Quali documenti sono necessari per una polizza di carico nella spedizione marittima? (Guida 2026)

Non è possibile emettere una polizza di carico sulla base di congetture. Prima di un corriere,NVOCC, Ospedizioniereprepara la bozza B/L, lo spedizioniere deve fornire dati di spedizione accurati e i documenti giustificativi utilizzati per verificare tali dati.

Per una normaspedizione marittima, i documenti e le informazioni solitamente necessari includono le istruzioni di spedizione, la conferma della prenotazione, la fattura commerciale, la lista di imballaggio, i dettagli del mittente e del destinatario, le informazioni sulla parte notificante, la descrizione del carico, la quantità del pacco, il peso lordo, il volume, il numero del contenitore, il numero del sigillo, il termine di trasporto e il metodo di rilascio B/L richiesto.

Per carichi speciali potrebbero essere necessari documenti aggiuntivi. Le merci pericolose possono richiedere una scheda di sicurezza e una dichiarazione di merci pericolose. Gli imballaggi in legno possono richiedere la prova di fumigazione o un marchio IPPC. Il carico refrigerato necessita di istruzioni sulla temperatura. Le spedizioni di lettere di credito richiedono una maggiore coerenza dei documenti.

La polizza di carico non è solo un altro modulo di spedizione. È un documento di trasporto, una ricevuta di carico e, in molti casi, un documento di proprietà. Se le informazioni sono errate, il costo raramente si limita a una piccola commissione di modifica. Un nome sbagliato del destinatario, una descrizione vaga del carico o un peso non corrispondente possono ritardare lo sdoganamento, bloccare il rilascio del carico, creare discrepanze bancarie e innescare controstallie o detenzione nel porto di destinazione.

Perché i documenti della polizza di carico devono essere accurati

Una polizza di carico, spesso abbreviata in B/L, è un documento emesso dal vettore, dalla compagnia di navigazione, dall'NVOCC o dallo spedizioniere per confermare che il carico è stato ricevuto per il trasporto marittimo. Nella navigazione marittima, normalmente svolge tre ruoli.

Funziona come prova del contratto di trasporto tra lo spedizioniere e il vettore. Funziona come ricevuta della merce. Per una polizza di carico originale, può anche funzionare come documento di proprietà, il che significa che la parte in possesso del documento originale corretto può controllare il diritto di reclamare il carico.

Ecco perché i dettagli B/L non sono note di spedizione casuali. Sono utilizzati da vettori, spedizionieri, agenti doganali, banche, assicuratori, importatori, esportatori e agenti di destinazione.

Un piccolo errore può spostarsi attraverso l'intera catena del documento. Se la polizza di carico riporta "parti di macchine" mentre la fattura commerciale riporta "parti di alloggiamenti in alluminio CNC", la dogana potrebbe chiedere chiarimenti. Se il peso lordo sulla bolla di consegna differisce dalla bolla di accompagnamento di diverse centinaia di chilogrammi, il destinatario potrebbe dover affrontare un'ispezione o un ritardo. Se il nome del destinatario non corrisponde esattamente ai requisiti della licenza di importazione o della Lettera di credito, il rilascio del carico può diventare difficile.

L'approccio più sicuro è semplice: trattare la bozza di bolla come un documento legale e operativo, non come un riepilogo approssimativo della spedizione.

Quali documenti sono solitamente necessari per emettere una polizza di carico?

Per la maggior parte delle spedizioni marittime standard, il vettore o lo spedizioniere non ha bisogno di tutti i documenti commerciali inclusi nella transazione. Ciò di cui hanno bisogno sono le informazioni necessarie per preparare la B/L, oltre ai documenti che aiutano a verificare tali informazioni.

Il documento principale sono le Istruzioni di spedizione.

Altri documenti, come la fattura commerciale e la bolla di accompagnamento, supportano il processo di B/L poiché confermano la descrizione del carico, la quantità, i dettagli del pacco, il peso, il volume e le condizioni commerciali.

Un errore comune è chiamare ogni documento di trasporto marittimo un "documento B/L". Questo non è esatto. Alcuni documenti vengono utilizzati per emettere la polizza di carico. Alcuni vengono utilizzati per lo sdoganamento. Alcuni sono necessari solo per carichi speciali, assicurazioni, operazioni bancarie o conformità alla destinazione.

Mantenere separate queste categorie rende l’intero processo più facile da controllare.

Le istruzioni di spedizione sono il documento chiave per la bozza della polizza di carico

Le istruzioni di spedizione, spesso chiamate SI, sono le istruzioni inviate dal mittente o dallo spedizioniere per indicare al vettore o al NVOCC esattamente come deve essere preparata la polizza di carico.

Questo è il documento che guida la bozza di B/L.

Un'istruzione di spedizione completa solitamente include il mittente, il destinatario, la parte notificante, la nave e il viaggio, il porto di carico, il porto di scarico, il luogo di ricevimento, il luogo di consegna, la descrizione del carico, i marchi e i numeri, la quantità del pacco, il peso lordo, la misurazione, il numero del container, il numero del sigillo, il termine del trasporto e il tipo B/L richiesto.

La fattura commerciale e la bolla di accompagnamento non sostituiscono la SI. Vengono utilizzati per verificare se il SI è corretto.

Ad esempio, un esportatore cinese che spedisce 1 container da 40HQ di pannelli display a LED da Ningbo a Rotterdam può fornire un SI che mostra:

• Spedizioniere: esportatore cinese
• Destinatario: importatore olandese
• Parte notificata: spedizioniere doganale nei Paesi Bassi
• Descrizione del carico: Pannelli display LED e accessori
• Confezioni: 68 casse di legno
• Peso lordo: 12.450 kg
• Misura: 56,8 metri cubi
• Numero del contenitore e numero del sigillo
• Trasporto: prepagato
• Modalità di rilascio: Rilascio Telex

Lo spedizioniere controllerà ciò rispetto alla fattura commerciale e alla bolla di accompagnamento prima di inviare o confermare la bozza B/L. Se la bolla di accompagnamento riporta 72 casse di legno, la discrepanza deve essere risolta prima dell'emissione finale della B/L. Ripararlo in seguito è più lento e più costoso.

La B/L è accurata tanto quanto le istruzioni di spedizione dietro di essa.

Quali informazioni sulla spedizione devono essere corrette sulla polizza di carico?

Una polizza di carico contiene sia i dettagli della parte legale che i dettagli del movimento del carico. Questi campi devono corrispondere alla spedizione effettiva e, ove necessario, alla fattura commerciale, alla lista di imballaggio, ai documenti doganali, alla lettera di credito e ai requisiti di importazione di destinazione.

Mittente, destinatario e parte notificante

Lo spedizioniere è la parte indicata come speditrice della merce. In molte spedizioni, questo è l'esportatore o il venditore. In alcuni accordi di spedizione merci, il mittente indicato su House B/L e Master B/L può differire.

Il destinatario è la parte autorizzata a ricevere o reclamare la merce a destinazione. Potrebbe trattarsi dell'importatore, di una banca, di una società commerciale o di "To Order" a seconda del metodo di pagamento e del tipo di B/L.

La parte notificante è la parte che deve essere informata dell'arrivo del carico. Potrebbe essere l'importatore, lo spedizioniere doganale, l'agente dell'acquirente o lo spedizioniere di destinazione.

Questa sezione merita un attento controllo. Se il nome legale del destinatario è sbagliato, l'agente di destinazione può rifiutare il rilascio finché non viene elaborata una modifica. Se la spedizione avviene tramite Lettera di Credito, anche la punteggiatura, il formato dell'indirizzo o il testo possono causare discrepanze.

Descrizione del carico, quantità, peso e volume

La descrizione del carico dovrebbe essere sufficientemente specifica ai fini del trasporto e della dogana. Non dovrebbe essere vago.

Le descrizioni scadenti includono:

• Merce
• Parti
• Accessori
• Carico generale
• Macchinari

Descrizioni migliori includono:

• Lavelli da cucina in acciaio inox
• Parti dell'alloggiamento in alluminio CNC
• Pannelli display LED e accessori
• Pressa idraulica
• Borse in tessuto polipropilene

Per le normali merci commerciali, la descrizione B/L deve essere in linea con la fattura e la bolla di accompagnamento. Non sempre è necessario specificare tutti i numeri di modello, ma dovrebbe descrivere il carico in modo sufficientemente chiaro per evitare confusione.

Anche la quantità del pacco, il peso lordo e il CBM sono importanti. Per le spedizioni LCL, il conteggio dei pacchi e il CBM influiscono sul consolidamento, sulla gestione del magazzino e sul deconsolidamento della destinazione. Per le spedizioni FCL, i dettagli del contenitore, il numero del sigillo e la VGM hanno un peso maggiore nelle operazioni.

Se la bolla di accompagnamento dice 30 pallet e la B/L dice 28 pallet, qualcuno deve spiegare la differenza. Se nessuno può, la dogana o il destinatario possono trattenere la spedizione.

Dettagli su contenitore, sigillo e percorso

Per il trasporto marittimo in container, la bolla di accompagnamento deve mostrare il numero corretto del contenitore e il numero del sigillo dopo il caricamento. Questi dettagli collegano il documento al carico fisico.

Anche i campi del routing devono corrispondere alla prenotazione:

• Porto di carico
• Porto di scarico
• Luogo di ricevimento
• Luogo di consegna
• Nave e viaggio
• Dettagli del trasbordo, se richiesti

Nelle spedizioni porta-a-porta, il luogo di ricevimento e il luogo di consegna possono essere importanti tanto quanto i porti. Ad esempio, una spedizione da Suzhou ad Amburgo può essere trasportata su camion dalla fabbrica al porto di Shanghai, quindi spedita ad Amburgo e infine consegnata nell'entroterra. Se la B/L mostra solo il movimento da porto-a-porto quando l'acquirente si aspetta la documentazione per la consegna a domicilio, la documentazione potrebbe non corrispondere all'accordo commerciale.

FCL vs LCL: richiedono informazioni B/L diverse?

Spedizioni FCL e LCLutilizzano molti degli stessi tipi di documenti, ma il focus delle informazioni è diverso.

FCL significa carico completo del contenitore. Il carico di uno spedizioniere normalmente occupa il container. LCL significa carico inferiore al container. Il carico di più spedizionieri viene consolidato in un unico container.

PerSpedizioni FCL, un numero di contenitore errato è un errore grave del documento. PerSpedizioni LCL, i segni scadenti e le descrizioni dei pacchetti creano più problemi. Se dieci fornitori spediscono cartoni simili nello stesso magazzino di consolidamento, i contrassegni chiari e i dettagli del pacco sono ciò che impedisce lo scambio di merci-.

Questo è il motivo per cui uno spedizioniere porrà domande-di follow-up diverse per i carichi FCL e LCL. Il set di documenti può sembrare simile, ma il rischio operativo non è lo stesso.

La fattura commerciale e la bolla di accompagnamento sono obbligatori per una polizza di carico?

In pratica sì, la maggior parte degli spedizionieri richiederà la fattura commerciale e la bolla di accompagnamento prima di preparare o controllare una polizza di carico. Ma non sono la stessa cosa delle Istruzioni di spedizione.

Una fattura commerciale è il documento commerciale tra venditore e acquirente. Di solito mostra il venditore, l'acquirente, la descrizione del prodotto, il codice HS, il prezzo unitario, il valore totale, il paese di origine e gli Incoterms come FOB, EXW, CIF o DAP.

Una lista di imballaggio descrive come viene imballato il carico. Mostra la quantità del pacco, il tipo di imballaggio, il peso lordo, il peso netto, le dimensioni, il CBM e talvolta i dettagli del pallet o del cartone.

Per la preparazione B/L, questi due documenti vengono utilizzati principalmente per verificare la coerenza.

Se la fattura riporta "FOB Ningbo" ma l'SI dichiara porto assegnato con un accordo diverso, lo spedizioniere dovrebbe chiedere informazioni prima di emettere la B/L. Se la distinta di carico indica 18.600 kg ma il SI dice 16.800 kg, è necessario confermare il peso lordo. Se la descrizione del carico in fattura e la descrizione del carico B/L sono troppo diverse, la dogana potrebbe mettere in discussione la spedizione.

La fattura commerciale e la bolla di accompagnamento non sono solo documenti per l'acquirente. Sono i documenti di controllo che mantengono la B/L allineata con il registro commerciale e doganale.

Documenti necessari per carichi speciali

Il carico secco standard è generalmente semplice. Il carico speciale è diverso. I vettori possono rifiutare il carico se i documenti sono in ritardo, incompleti o incoerenti.

Merci pericolose

Le merci pericolose nella spedizione marittima sono regolamentate dalla pratica del Codice IMDG. L'IMDG fa riferimento alle norme marittime internazionali sulle merci pericolose utilizzate per classificare e movimentare merci pericolose via mare.

Una spedizione di merci pericolose può richiedere:

• MSDS o scheda dati di sicurezza del materiale
• Dichiarazione di merci pericolose
• Numero ONU
• Classe IMDG
• Gruppo di imballaggio
• Punto di infiammabilità, se applicabile
• Dettagli di contatto di emergenza
• Approvazione del vettore

Una spedizione di prodotti contenenti batterie al litio, vernici, adesivi, prodotti chimici o aerosol non dovrebbe mai essere trattata come un normale carico generale. Se la Dichiarazione DG riporta un numero ONU e la descrizione del carico B/L suggerisce un altro tipo di carico, il corriere può fermare la spedizione prima del carico.

Carico refrigerato o a temperatura-controllata

Il carico reefer utilizza contenitori refrigerati per mantenere una temperatura impostata durante il trasporto marittimo. Esempi tipici includono frutti di mare, carne congelata, frutta, prodotti farmaceutici e alcuni prodotti chimici.

Lo spedizioniere deve fornire le impostazioni di temperatura ed eventuali requisiti di ventilazione o umidità. Ad esempio, i frutti di mare congelati potrebbero richiedere -18 gradi, mentre la frutta fresca potrebbe richiedere un controllo positivo della temperatura e della ventilazione.

La lettera di vettura stessa potrebbe non visualizzare tutte le impostazioni tecniche, ma il file di spedizione deve contenere le istruzioni corrette del reefer. Informazioni errate sulla temperatura possono danneggiare il carico anche quando la nave arriva in orario.

Carico con imballaggio in legno

I pallet, le casse e le casse di legno potrebbero richiedere la prova di fumigazione o i marchi IPPC, a seconda delle regole di destinazione. IPPC si riferisce al contrassegno della Convenzione internazionale per la protezione delle piante utilizzato per dimostrare che gli imballaggi in legno sono stati trattati secondo gli standard fitosanitari accettati.

Ciò è comune per macchinari, ricambi auto, componenti di mobili, attrezzature industriali e carichi di grandi dimensioni imballati in casse di legno.

Un marchio mancante o non valido può comportare l'ispezione, il trattamento, la restituzione o lo smaltimento a destinazione. Il problema potrebbe non apparire durante la stesura della B/L, ma può diventare un problema di sdoganamento a destinazione.

Beni regolamentati o concessi in licenza

Alcuni carichi richiedono permessi o certificati aggiuntivi a causa del controllo delle esportazioni, della regolamentazione delle importazioni, della quarantena, degli standard di qualità o dei requisiti dell'acquirente.

Gli esempi includono:

• Licenza di esportazione
• Permesso di importazione
• Certificato di ispezione
• Certificato di quarantena
• Certificato di prodotto
• Certificato di qualità
• Certificato di origine

Questi documenti non sono richiesti per ogni polizza di carico. Dipendono dal prodotto, dal paese di origine, dal paese di destinazione, dai termini dell'acquirente e dalle norme doganali. Dovrebbero comunque essere controllati in anticipo perché una B/L corretta di per sé non può salvare una spedizione priva dei documenti di conformità richiesti.

Tipo B/L e metodo di rilascio: i documenti possono cambiare

Prima che venga emessa la B/L finale, il mittente e il destinatario devono confermare il metodo di rilascio. Ciò influisce sul modo in cui il carico verrà ritirato a destinazione.

Polizza di carico originale

Una polizza di carico originale è un documento di trasporto negoziabile o correlato al titolo-utilizzato per controllare il rilascio del carico. Tradizionalmente, viene rilasciato in tre originali, sebbene la pratica esatta dipenda dal corriere e dalle istruzioni.

Questa opzione è comune quando il pagamento non è stato completamente saldato, quando l'acquirente e il venditore necessitano del controllo del carico o quando è coinvolta una lettera di credito.

Per le spedizioni B/L originali, i dettagli del destinatario, la parte notificante, i termini di trasporto, la descrizione del carico, la data di spedizione-a-a bordo e il numero di originali devono essere controllati prima dell'emissione. Una volta che gli originali vengono stampati e rilasciati, la modifica diventa più difficile.

Rilascio telex

Rilascio Telex significa che il mittente ha consegnato la B/L originale all'origine e al vettore o all'agente viene richiesto di rilasciare il carico a destinazione senza ritirare la B/L cartacea originale.

Molti vettori o spedizionieri richiedono un'istruzione di restituzione, un'autorizzazione al rilascio tramite telex o una lettera di indennizzo da parte del mittente.

Questo metodo è comune quando l'acquirente ha già pagato o quando le parti non vogliono attendere la consegna dei documenti originali da parte del corriere. Può far risparmiare tempo, ma riduce anche il controllo del carico una volta autorizzato il rilascio.

Lettera di Vettura Marittima o Express B/L

Una lettera di vettura marittima è un documento di trasporto marittimo non-negoziabile. Il destinatario non ha bisogno di una B/L originale per reclamare il carico. Il carico viene solitamente rilasciato al destinatario designato dopo che sono stati soddisfatti l'identità e i requisiti locali.

Funziona bene per le società collegate, i partner a lungo-termine o le spedizioni in cui il pagamento e il rischio di controllo del carico sono già risolti.

Il campo destinatario deve essere corretto. Poiché il rilascio non è controllato dalla presentazione del documento originale, un nome errato del destinatario può creare problemi di rilascio diretto.

Per ordinare spedizioni B/L e lettere di credito

A To Order B/L viene spesso utilizzato quando una banca o un venditore desidera il controllo sulla merce fino al rispetto delle condizioni di pagamento. Sotto una Lettera di Credito, la banca può specificare come deve essere emessa la B/L.

Potrebbe essere necessario che la B/L corrisponda ai requisiti esatti per:

• Formulazione del destinatario
• Avvisare la parte
• Descrizione del carico
• Nomi dei porti
• Trasporto prepagato o ritiro a carico
• Spedito-il-data di bordo
• Numero di B/L originali
• Formulazione di approvazione

È qui che molti esportatori perdono tempo. Il carico può andare bene, la nave può salpare in tempo, ma la banca può comunque rifiutare i documenti a causa di una mancata corrispondenza tra B/L, fattura, bolla di accompagnamento, certificato di origine o certificato assicurativo.

House B/L vs Master B/L: quale è importante per i tuoi documenti?

Una polizza di carico principale, o MBL, viene solitamente emessa dal vettore marittimo allo spedizioniere o al NVOCC. Una House Bill of Lading, o HBL, viene solitamente emessa dallo spedizioniere o dal NVOCC allo spedizioniere o all'effettivo proprietario del carico.

Entrambi contano.

L'MBL e l'HBL devono corrispondere ai dati principali della spedizione, quali nave, viaggio, numero del container, numero del sigillo, descrizione del carico, quantità del pacco, peso e percorso. Ma i campi del mittente e del destinatario possono differire perché l'MBL può mostrare lo spedizioniere e l'agente di destinazione, mentre l'HBL può mostrare il venditore e l'acquirente effettivi.

Questo è normale nelle spedizioni di merci. Il rischio appare quando le differenze non sono controllate. Se l'HBL indica un agente di destinazione e l'MBL ne mostra un altro, o se la quantità del pacco è diversa, la catena di rilascio del carico può interrompersi a destinazione.

Per i clienti che utilizzano uno spedizioniere non è sufficiente chiedersi "Ho una B/L?" La domanda migliore è: "Sto utilizzando un HBL, un MBL o entrambi e i dettagli chiave corrispondono?"

Documenti di polizza di carico e documenti di sdoganamento

I documenti B/L e i documenti di sdoganamento si sovrappongono, ma non sono la stessa cosa.

I documenti direttamente utilizzati per l'emissione di B/L includono le istruzioni di spedizione, la conferma della prenotazione, i dettagli del mittente e del destinatario, la descrizione del carico, la quantità del pacco, il peso lordo, il CBM, il numero del contenitore, il numero del sigillo, il termine del trasporto e il metodo di rilascio.

I documenti di sdoganamento possono includere fattura commerciale, lista di imballaggio, dichiarazione di esportazione, certificato di origine, permesso di importazione, certificato di ispezione, certificato di quarantena, certificato di assicurazione o documenti di sicurezza come ISF per merci destinate agli Stati Uniti.

La fattura commerciale e la bolla di accompagnamento si trovano al centro. Sono documenti commerciali e doganali, ma sono molto utilizzati anche per verificare la B/L.

Questa distinzione è importante. Se un destinatario chiede se è necessario un certificato di origine "per la B/L", la risposta più accurata è solitamente: non per l'emissione della B/L stessa, ma potrebbe essere necessario per lo sdoganamento a destinazione, la riduzione dei dazi o la conformità dell'acquirente.

Un buon processo di elaborazione dei documenti non mescola tutti i file in una pila. Separa l'emissione di B/L, lo sdoganamento, il settore bancario, quello assicurativo e la conformità dei carichi speciali.

Come funziona il processo di emissione della polizza di carico

Il processo B/L segue solitamente una sequenza chiara.

Innanzitutto, la prenotazione è confermata. Ciò fornisce alla spedizione un vettore, una nave, un viaggio, una rotta, un numero di prenotazione, un porto di carico, un porto di scarico e un tipo di container.

In secondo luogo, il mittente o lo spedizioniere invia le Istruzioni di spedizione. Qui è dove vengono definiti la maggior parte dei campi B/L.

In terzo luogo, il caricamento dei dati è confermato. Per le spedizioni FCL, ciò include il numero del contenitore, il numero del sigillo, la VGM, il peso lordo e la quantità del pacco finale. VGM significa Massa Lorda Verificata, il peso confermato del contenitore imballato richiesto prima del caricamento.

In quarto luogo, il vettore, il NVOCC o lo spedizioniere emettono una bozza di B/L. Questa bozza deve essere controllata prima del rilascio finale. Il mittente deve confrontarlo con il SI, la fattura, la bolla di accompagnamento, la conferma della prenotazione e le istruzioni dell'acquirente.

In quinto luogo, viene emessa la B/L finale. A seconda dell'istruzione, questa può essere una B/L originale, una B/L resa con rilascio telex o una lettera di vettura marittima.

Il momento peggiore per controllare una polizza di carico è dopo l'arrivo del carico. A quel punto, l’errore ha già raggiunto il corriere, l’agente di destinazione, lo spedizioniere doganale, il destinatario e talvolta la banca.

Errori comuni durante la preparazione di documenti B/L

La maggior parte dei problemi B/L non sono complessi. Sono errori basilari che non sono stati colti in anticipo.

Gli errori comuni includono:

• Nome del destinatario errato o incompleto
• Parte notifica mancante
• Descrizione vaga del carico
• La descrizione del carico non corrisponde alla fattura o alla bolla di accompagnamento
• Quantità confezione errata
• Mancata corrispondenza del peso lordo o del CBM
• Numero del contenitore o numero del sigillo errato
• Trasporto prepagato/ritiro inserito in modo errato
• Mancano informazioni sulle merci pericolose
• Tipo B/L o metodo di rilascio non confermato
• Requisiti della lettera di credito ignorati
• Bozza B/L approvata troppo velocemente

Prendiamo un semplice esempio: una spedizione di 2 container da 40HQ di scooter elettrici da Shenzhen a Los Angeles. Se le informazioni sulla batteria al litio mancano dalla DG o dai documenti della batteria, la spedizione potrebbe essere trattenuta prima del caricamento. Se il carico è descritto solo come "scooter", il vettore può chiedere chiarimenti. Se la fattura, la bolla di accompagnamento e la B/L non sono allineate, la dogana statunitense o l'intermediario dell'acquirente potrebbero sollevare domande a destinazione.

La B/L non è il luogo in cui nascondi informazioni poco chiare sul carico. È qui che le informazioni poco chiare diventano visibili.

Chi prepara e controlla i documenti per una polizza di carico?

Diverse parti toccano la B/L, ma le loro responsabilità non sono le stesse.

Lo spedizioniere è titolare dell'accuratezza delle informazioni commerciali e del carico. Il trasportatore emette il documento di trasporto. Lo spedizioniere si trova tra entrambe le parti e dovrebbe individuare i conflitti prima che diventino problemi di trasporto o doganali.

È qui che uno spedizioniere aggiunge un valore reale. La prenotazione dello spazio è solo una parte del lavoro. Il controllo dei documenti è ciò che mantiene il carico in movimento dopo la partenza della nave.

Quando dovresti chiedere a uno spedizioniere di rivedere i documenti B/L?

Alcune spedizioni sono abbastanza semplici da poter essere gestite di routine. Altri dovrebbero essere esaminati prima dell'invio del SI.

Richiedi la revisione dello spedizioniere quando la spedizione prevede:

• Prima-esportazione o importazione
• Pagamento della lettera di credito
• Merci pericolose, batterie, prodotti chimici o liquidi
• Carico frigorifero
• Macchinari o attrezzature-di alto valore
• Consolidamento LCL da più fornitori
• Sia HBL che MBL
• Rilascio telex o lettera di vettura marittima
• Rigorose norme doganali di destinazione
• Carico spedito dalla Cina verso un nuovo mercato

Ad esempio, una spedizione LCL di più-fornitori da Yiwu, Guangzhou e Ningbo a Dubai può includere cartoni provenienti da cinque stabilimenti. Le liste di imballaggio possono utilizzare unità diverse, nomi di prodotto diversi e formati di peso diversi. Se tali dettagli non vengono standardizzati prima della bozza di B/L, il documento finale potrebbe essere tecnicamente emesso ma operativamente confuso.

Prima lo spedizioniere controlla il file, meno correzioni saranno necessarie in seguito.

Lista di controllo finale prima dell'approvazione della polizza di carico

Prima di approvare la bozza B/L, confronta ogni campo con il file di spedizione.

• Il nome del mittente è corretto?
• Il nome del destinatario è esattamente corretto?
• L'utente da notificare è completo?
• La descrizione del carico corrisponde alla fattura e alla bolla di accompagnamento?
• La quantità del pacco, il peso lordo e il CBM sono corretti?
• Il numero del contenitore e il numero del sigillo sono corretti?
• Il porto di carico e il porto di scarico sono corretti?
• Il luogo di consegna è corretto?
• Il trasporto prepagato o il ritiro a carico sono visualizzati correttamente?
• La tipologia B/L è confermata?
• La modalità di rilascio è confermata?
• I documenti della DG sono completi, se applicabile?
• Le istruzioni sulla temperatura del frigorifero sono complete, se applicabili?
• Vengono verificati i requisiti relativi agli imballaggi in legno, se applicabili?
• Sono stati verificati i requisiti della lettera di credito, se applicabili?
• L'acquirente o il destinatario ha confermato la bozza, se necessario?

Non approvare una bozza di B/L solo perché la nave sta per partire. Un’approvazione affrettata può costare più tempo di una breve correzione prima dell’emissione finale.

Domande frequenti sui documenti necessari per una polizza di carico

Qual è il documento più importante per l'emissione di una polizza di carico?

Le Istruzioni di Spedizione sono il documento più importante perché solitamente da esso viene preparata la bozza della Polizza di Carico. La fattura e la bolla di accompagnamento vengono utilizzate per verificare i dati, ma il SI comunica al vettore o allo spedizioniere come deve essere emessa la B/L.

È necessaria una fattura commerciale per una polizza di carico?

In molte spedizioni reali sì, lo spedizioniere lo richiederà. La fattura commerciale aiuta a verificare la descrizione del carico, il valore, i dettagli dell'acquirente e del venditore, gli Incoterms e le informazioni-doganali. Non è uguale al B/L, ma aiuta a prevenire errori B/L.

È necessaria una lista di imballaggio per emettere una polizza di carico?

È fortemente consigliato e spesso richiesto. La lista di imballaggio conferma la quantità, il peso, le dimensioni, il CBM e il tipo di imballaggio del pacco. Questi dettagli dovrebbero corrispondere alla polizza di carico.

Quali documenti sono necessari per una B/L di merci pericolose?

Le spedizioni di merci pericolose di solito necessitano di scheda di sicurezza, dichiarazione di merci pericolose, numero ONU, classe IMDG, gruppo di imballaggio, punto di infiammabilità se applicabile, dettagli di contatto di emergenza e approvazione del corriere. Il requisito esatto dipende dal carico e dal vettore.

È possibile modificare una polizza di carico dopo l'emissione?

Sì, ma le modifiche potrebbero richiedere l'approvazione del vettore e costi di modifica. Se gli originali sono stati rilasciati, il processo diventa più complicato. Se la merce è arrivata a destinazione, il ritardo può influire sullo sdoganamento e sul rilascio della merce.

Qual è la differenza tra documenti B/L e documenti doganali?

I documenti B/L vengono utilizzati per preparare ed emettere il documento di trasporto. I documenti doganali vengono utilizzati per la dichiarazione di esportazione, lo sdoganamento dell'importazione, il calcolo dei dazi, i permessi e il controllo normativo. La fattura commerciale e la bolla di accompagnamento spesso supportano entrambe le parti, ma le due categorie non devono essere confuse.

Ho bisogno di documenti aggiuntivi per il rilascio telex?

Di solito sì. Il mittente potrebbe dover fornire un'istruzione di restituzione, un'autorizzazione al rilascio tramite telex o una lettera di indennizzo. Il vettore o lo spedizioniere confermerà l'esatto requisito prima di rilasciare il carico senza la presentazione B/L originale.

Considerazioni finali

I documenti necessari per una polizza di carico nella spedizione marittima non si limitano a un modulo. Una B/L corretta dipende dalle istruzioni di spedizione, dai dettagli della prenotazione, dalla fattura commerciale, dalla lista di imballaggio, dai dati del carico, dalle informazioni sulla parte, dai dettagli del contenitore, dal metodo di rilascio e da eventuali documenti di carico speciali.

Il vero obiettivo non è solo ottenere l’emissione di una polizza di carico. L'obiettivo è emettere una B/L che supporti uno sdoganamento regolare, un rilascio pulito del carico e una consegna a destinazione a basso-rischio.

Zhejiang Wilson Supply Chain Management Co., Ltd.supporta le spedizioni marittime dalla Cina con prenotazione, revisione della documentazione, coordinamento B/L, controllo dei documenti doganali e movimentazione di carichi speciali. Se hai bisogno di aiuto per controllare i documenti B/L prima della spedizione, il nostro team può esaminare il file e guidare il passaggio successivo.

Contatta Wilsonper il supporto della documentazione del trasporto marittimo prima che la spedizione venga spostata.